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総務として新しいオフィス探しからオフィス移転まで推進しました

入社した当初は従業員も少なかったベンチャー企業でしたが、それから10年余が経ち、企業は順調に拡大し、当初はガランとしていたオフィスも、今では非常に手狭になりました。
更なるビジネスの拡大も期待でき、社長はオフィス移転を決断し、総務担当である私の部署に、最適な移転先のオフィスの起案から、オフィス移転までの業務を指示されました。

最適なオフィスを選択するにしても、ガイドラインなしで探す事は困難なので、単位面積当たりの賃貸料と、オフィスの面積を設定し、まずその承認を得る事にしました。
現在は、都心ではありますが、いわゆるオフィス街からは少し離れたビルのため、賃貸料は安めですが、この単位面積当たりの30%アップまでを許容値とし、立地はオフィス街とし、総フロアー面積は現在の2倍に設定ました。

賃貸料が少し高くなっても、オフィス街に立地した方が若い女性の求人に応じる人数アップが期待できる点と、ベンチャー企業から中堅企業に向けて、オフィスも信用の1つとして重視すべきだと考えたからです。
この提案は、社長以下重役会で承認され、具体的に候補を探す事になり、現在のオフィスを紹介してもらった不動産屋さんに依頼し、下見の上、総務で2案に絞り、再度重役会に提案しました。

事務所移転 東京オフィス.JPG

従業員の通勤の便が大きく変わらないように、現在のオフィスと同じ沿線とし、ビジネスビルの1フロアーで条件の面積確保できる所を設定しました。
新築のビジネスビルと、既存のビルの2案としましたが、新築のビルは竣工まで3か月ほど期間がある事が難点でしたが、既存ビルが面しているメイン道路より1本奥まっているだけで、賃貸料はほぼ同じでした。
結果的に、重役会では新築のオフィスビルとする事が決定され、総務の仕事はオフィス移転作業の段取りに移りました。

各部署から代表を集め、レイアウトと引っ越し作業の具体案を作成を進めました。総務が単独でレイアウトや引っ越し段取りを決めると、不満が出たり、引越し時に協力を得にくいのを避け、代表者を集めた委員会で決定しました。

決定したレイアウト案に従い、完成したオフィスビルのフロアーに通信会社にイントラネットの配線を床のパネル下にはわす工事をしてもらい、新たなオフィスの受け入れ態勢は完了しました。
金曜日の定時後、現在のオフィスの入り口近くに、デスクや椅子やオフィス家具を集め、運送会社に土曜日に搬出・搬入してもらいました。日曜日にレイアウト・引越し委員会のメンバーが休出し、レイアウト通りにデスクと椅子を配置し、月曜日に従業員が出勤して2時間ほどで残整理を終えて業務を開始する事ができました。
家庭の引越しに比べて、こまごましたものは少ないものの、オフィス移転は業務を止めない事が重要な為、違った難しさがありましたが、無事に移転を完了し、総務の移転の仕事も無事に完了しました。
新しいオフィスはやはり気持ち良く、従業員のモチベーションも上がると言うものです。総務にとっては仕事が増える事になりますが、企業拡大が順調に進み、今のオフィスが手狭になる日が来る事を願っています。


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